Vedtægter for VIDA

§1 Navn og hjemsted
 Stk. 1.
Foreningens navn er VIDA (Viden Information Dokumentation Arkiv)
Stk. 2.
Foreningens hjemsted er København
  
§2 Formål og virke
Stk. 1.
VIDA har til formål at fremme rational arkivorganisation og informationsteknisk udvikling især inden for dansk erhvervsliv.
Stk. 2.
Til opfyldelse af dette formål skal VIDA bl.a. virke for:

• uddannelse af arkivpersonale i danske virksomheder, organisationer og institutioner
• udbygning af forbindelse dels mellem arkivpersonalet i erhvervslivet, dels mellem dette og arkivpersonalet i offentlige institutioner
• varetagelse af forbindelse med tilsvarende inden- og udenlandske arkivforeninger.

Stk. 3.
Foreningen varetager ikke erhvervspolitiske eller arbejdsretslige interesser.

§3 Medlemsoptagelse
Stk. 1.
Som medlem kan optages virksomheder, organisationer, institutioner eller  enkeltpersoner.
Stk. 2.
Henvendelse om optagelse sker til foreningens sekretær, der i tvivlstilfælde skal forelægge spørgsmålet om optagelse for bestyrelsen.
  
§4 Kontingent og regnskab
Stk. 1
Medlemskontingentet for det kommende regnskabsår fastsættes af generalforsamlingen, hvorefter det er gældende, indtil forslag om ændringer er vedtaget på en ny generalforsamling.
Stk. 2
De samme regler som ovenfor nævnt gælder ved eventuelt fastsættelse af varierende kontingentsatser for forskellige medlemsgrupper.
Stk. 3
Regnskabsåret er kalenderåret. Regnskabet tilstilles foreningens revisor senest 8 uger før generalforsamlingen. Det af revisor reviderede og undertegnede regnskab forelægges bestyrelsen til underskrift inden generalforsamlingen.
  
§5 Udmeldelse og slettelse
Stk. 1
Udmeldelse af VIDA kan kun ske til en 1. januar, og efter at vedkommende medlem har indsendt skriftlig udmeldelsesbegæring mindst 1 måned forinden.
Stk. 2.
Er et forfaldent kontingent trods gentagne påkrav ikke betalt, kan vedkommende slettes som medlem.
Stk. 3.
Medlemmer, der udtræder af foreningen, har intet krav på foreningens formue.
  
§6 Eksklusion
Stk. 1
Bestyrelsen træffer beslutning om eksklusion ved simpelt stemmeflertal.
Stk. 2.
Bestyrelsens beslutning om eksklusion kan af de pågældende medlem indbringes for den nærmest påfølgende ordinære generalforsamling, der træffer endelig afgørelse i sagen ved simpelt stemmeflertal
  
§7 Generalforsamling
Stk. 1.
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Stk. 2.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af maj måned. Dagordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning
3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
4. Indkomne forslag
5. Valg af bestyrelsesmedlemmer fra foreningens medlemskreds i henhold til §8, stk. 2.
6. Valg af revisor

Stk. 3.
Forslag skal for at blive behandlet på den ordinære generalforsamling være formanden i hænde senest 15 dage før den ordinære generalforsamling.
Stk. 4.
Ekstraordinær generalforsamling afholdes på bestyrelsens foranledning eller efter skriftlig anmodning til formanden fra mindst ¼ af samtlige medlemmer.
Stk. 5.
På en ekstraordinær generalforsamling kan kun behandles de(t) forslag, der har foranlediget dens indkaldelse.
Stk. 6.
Indkaldelse til en generalforsamling skal foretages med mindst 3 ugers varsel. Indkaldelse skal indeholde dagsorden og det reviderede regnskab og skal sendes skriftligt til hvert medlem.
Stk. 7
Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt stemmeflertal. Dog kræves til vedtagelse af ændringer af vedtægterne 2/3 af de på generalforsamlingen afgivne stemmer.
Stk. 8.
Hvert medlem har 1 stemme, som afgives ved personligt fremmøde. (Ved ”personligt fremmøde” forstås for så vidt angår medlemsvirksomheder, -organisationer og –institutioner, at en af virksomheden, organisationen eller institutionen udpeget person giver møde).
Stk. 9
Skriftlig afstemning foretages, såfremt det begæres af dirigenten eller mindst fem medlemmer.
  
§8 Bestyrelsen
Stk. 1.
Foreningen ledes af  en bestyrelse på 7 medlemmer, der vælges på generalforsamlingen.
Stk. 2.
Valget sker ved simpelt stemmeflerhed for to år; fire medlemmer er på valg i lige år, og tre i ulige år. Genvalg kan finde sted.
Stk. 3.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer.
Stk. 4.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer er til stede, herunder formand og/eller næstformand.
Stk. 5.
Formanden eller i hans forfald næstformand leder bestyrelsesmøderne.
Stk. 6
Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal; dog er i tilfælde af stemmelighed mødelederens stemme afgørende.
Stk. 7.
Referat af bestyrelsesbeslutninger indføres i en bestyrelsesprotokol
  
§9 Tegningsret
Foreningen tegnes af formanden og et andet bestyrelsesmedlem i forening. For så vidt angår foreningens løbende forretninger kan bestyrelsen ved skriftlig fuldmagt delegere tegningsbeføjelsen til et enkelt bestyrelsesmedlem eller en anden navngiven person.
 
§10 Opløsning
Foreningen kan kun opløses, såfremt forslag herom vedtages efter de for vedtægtsændringer gældende regler jf. § 7, stk. 7. Forslag om opløsning kan kun behandles på en til dette formål indkaldt ekstraordinær generalforsamling. I tilfælde af opløsning skal den generalforsamling, der har besluttet opløsningen, træffe afgørelse om overladelse af foreningens formue til et eller flere formål, der ligger nærmest ved foreningens formål.
   

Således vedtaget på den stiftende generalforsamling den 18. marts 1976, med ændring vedtaget på generalforsamling den 30.maj 2002.